Процедура приема и контроля обязательных экземпляров в Книжной палате Республики Казахстан представляет собой установленный порядок государственного учета печатной продукции, выпускаемой на территории Республики Казахстан.

Процесс начинается с поступления обязательных бесплатных экземпляров от издательств, типографий, издающих организаций, а также авторов. Поступившие издания (книги, газеты, журналы, брошюры, изоиздания и другие виды печатной продукции) проходят первичную сортировку по видам и категориям.

На следующем этапе осуществляется первичная государственная регистрация изданий: каждое издание вносится в электронную информационную базу данных с присвоением учетного (инвентарного) номера для дальнейшей идентификации и государственного учета.
Одним из основных этапов является контроль своевременности поступления обязательных экземпляров, а также проверка полноты предоставленных материалов в соответствии со статьей 24-2 Закона Республики Казахстан «О культуре» и статьей 21 Закона Республики Казахстан «О масс-медиа».

Кроме того, проводится проверка выходных сведений изданий на соответствие требованиям Национального стандарта СТ РК 2383–2013 «Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила оформления», а также нормативным правовым актам Республики Казахстан в сфере средств массовой информации и издательской деятельности.

После завершения регистрации и проверки издания распределяются по направлениям деятельности Книжной палаты Республики Казахстан: часть документов передается для библиографической обработки, а по итогам отчетного периода — в Архив печати Республики Казахстан на постоянное государственное хранение.
Таким образом, процедура приема и контроля обязательных экземпляров обеспечивает полный цикл государственного учета, контроля, систематизации и сохранности печатной продукции Республики Казахстан.